Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Structure d’appartenance et hiérarchie :
CIAS du Pays Foyen                                                                
N+1 : Coordinateur social - Manager de proximité mutualisé CIAS et CDC

Missions principales :

• Assure l'accueil physique, traite les appels téléphoniques des agents, des bénéficiaires et des partenaires et le suivi des mails

• Mise en place, suivi et ajustement quotidien des plannings via le logiciel métier Implicit (arrêts maladies, congés annuels, formations, modifications de planning divers, annulations, remplacements) en informant les bénéficiaires et les agents

• Suivi des prises en charges des bénéficiaires (ajustement du plan, vigilance sur les dépassements etc...)- Suivi des absences des bénéficiaires (appels aux hôpitaux, USLD, SSR etc...)

• Créer et maintenir le lien avec les familles des bénéficiaires (anniversaires, suivi des hospitalisations, condoléances)

• Faire le lien entre les agents, les bénéficiaires et la hiérarchie du SAAD

• Faire la mise en place et la maintenance des badges des bénéficiaires (encoder les nouveaux, ré-encoder si besoin ceux déjà en place etc.)

• Suivre la gestion logistique du SAAD (commande fourniture : badges, téléphones, blouses, gants, etc.)

• Suivre le portage repas (réception des demandes, mise en place, suivi, liaison)

• Faire la mise en place, la maintenance et former à l'utilisation du téléphone professionnel et de la console Domatel

Missions annexes du poste :

• Assurer l'astreinte administrative : suivant un roulement avec l'équipe en place, vous assurerez l'astreinte de 7h à 9h et de 17h à 20h du lundi au vendredi ainsi que de 7h à 20h le week-end

• Suivi des quotas hebdomadaires et mensuels des agents

• Assurer la continuité de service du poste de l'agent d'accueil : vous assurerez, en suppléance, la continuité de service de l'agent d'accueil